20 jul. 2009

Refworks VV

Ik heb een bestand in Refworks.
Dat kan ik als ‘ tab delimited’ bestand exporten.
Via de optie Data – import kan ik het importeren in MS Excel en vervolgens kan ik er allerlei bewerkingen mee uitvoeren.
In dit geval ging het om het matchen van de codes tegen die uit een ander bestand.
Vervolgens heb ik in Excel nog een nummerkolom toegevoegd en alles een opvolgend nummer gegeven.

Klaar!
Nu weer terug naar Refworks…….. Maar dat gaat zomaar niet.
Refworks kan alleen maar importeren vanuit een bestand in RIS formaat en direct vanuit een Endnote library.
Een RIS-bestand is eenvoudig te maken in bijna ieder bibliografisch programma, je kunt RIS als ‘outputstyle’ kiezen.

Dus dan maar via Endnote.
Eerst alle headings in Excel = bestandsnamen in Refworks aangepast aan de veldnamen – per reference type! – in Endnote. Het toppunt is dat in Refworks ze het hebben over ISSN/ISBN en bij Endnote over ISBN/ISSN. En als je dat over het hoofd ziet wil hij niet inlezen.

- Overigens komt uit de Refworks export bij alle velden met niet ingevulde auteursnamen ‘ Anonymous’ te staan. Weg ermee met zoek en vervang door niks

Voor de overzichtelijkheid heb ik bestandjes gemaakt per reference type.
De terminologie van Refworks en Endnote komt niet helemaal overeen. Het is dus zoek en vervang Book, Whole naar Book; en Book, Edited naar Edited Book.

Vervolgens maak je in MS Excel een ‘ tab delimited’ bestand met Save As.
Dat bestand open je in Notepad om toch nog wat kleine zaken goed te maken.
Zo zet MS Excel alle auteursnamen tussen aanhalingstekens (“”). Ook in andere velden waar twee woorden staan gescheiden door een spatie. Maar Endnote kan niet overweg met “”. Dus die eruit.
Op de eerste regel komt dan een asterisk met daarachter de naam van het reference type (*Book) en let erop dat er geen spatie achter staat. Want spaties achter reference type of veldnaam zorgt voor een foutmelding.

Dan open je in Endnote een lege library. Kies voor File – Import en voor ‘tab delimited’ en het wordt ingelezen.
Daarna weer terug naar Refworks, de oude bestanden weggooien en de nieuwe vanuit Endnote importeren.

Maar t klopt nog niet helemaal: Endnote heeft 8 velden die je zelf in kunt vullen custom 1, custom 2 etc. Refworks heeft er daarvan wel 15: user 1, user 2..etc.
Maar alleen 1 t/m 5 worden gematched 6,7, en 8 neemt de upload niet mee.
Zal waarschijnlijk aan de outputstyle in Endnote liggen, want ik ze die velden ook niet in Endnote Export noch in Refman RIS.
Enfin dan custom 6, 7 en 8 maar via de Tools, Move Fields naar een ander veld gezet. Straks in Refworks weer terugzetten via Global Edit - Move.

Na al deze exercities voel ik me kampioen bestandsmanipulatie!


Geen opmerkingen: