21 dec. 2011

Import uit Refworks

En dan probeer ik een bestand uit Refworks te importeren in Endnote.
Dat geeft wel weer de nodige aanpassingen. Uiteindelijk lukt het het beste om het Refworks-bestand te exporteren als 'Tagged Refworks - format'.
Het aardige van zo'n tagged format is dat je een overzicht van de tags erbij krijgt.

Dan het importeren in Endnote volgens het commando File - Import met als optie Refworks-import.
Ik heb wat User-Defined Fields en die staan in het standaard Refworks-importfilter van Endnote op {IGNORE}. Maar daarom heb ik ze niet gemaakt.

Die User-defined Refworks fields wil ik ingelezen hebben in Custom-fields in Endnote.






Het lastige is dat Endnote erg inconsequent omgaat met de custom-fields. In sommige 'reference types' worden die custom-fields doodleuk gebruikt voor andere veldbenamingen. En dan lukt import niet.

Zaak is dus om eerst in Endnote alle reference types zo aan te passen dat de custom-fields ook Custom 1, Custom 2 etc. heten. Dat doe je via Edit - Preferences - Reference types en dan per stuk Modify Reference Type. Achter de gekozen veldnaam moet dan staan hoe die veldnaam in dat document type moet gaan heten (dus Custom 1 = Custom 1).
Er is wel een optie "Apply to all reference types", maar die werkt niet voor die benamingen die al ingevuld zijn, dus daar heb je niets aan.

De tweede stap is om het import-filter aan te passen. Via Edit - Importfilter kies je het Refworks-Importfilter en maakt eerst een kopie.
Je kiest 'Templates' om de matchende velden te bewerken, en dat doe je weer voor ieder reference type. Gelukkig kun je het ook kopiƫren en plakken(Ctrl+C en Ctrl+V).

Dan nog in de Field editing aangeven dat ik in Custom 8 geen kleine letters wil en ik kan alles netjes inlezen.

[In Refworks klikte ik weer per ongeluk op Help en in plaats van een helptekst krijg je dan een akelige herenstem die je probeert iets uit te leggen. O gruwel!
Als je in de rechterzijbalk onder Quick Access iets aanklikt en dan op Help krijg je wel een geschreven helptekst, ze kunnen het dus wel en die engerd is helemaal niet nodig.
]

9 dec. 2011

ICT-termen

Surfmagazine is altijd goed voor een flink aantal nieuwe termen en afkortingen.
In de ICT-wereld gaat het tegenwoordig om IPv6 (de nieuwe generatie internetadressen). Maar het moet behalve snel ook mobiel. Termen als UMTS (telefoonnetwerk met dataverkeer), Wi-Fi (draadloos internet) en LTE (Long term evolution = 4G).
Gelukkig staat Surfnet KPN daarbij terzijde met de overdracht van een aantal IPv4-adressen aan KPN) via RIPE NCC.
In een achtergrondartikel spreekt Surfnet nog over 'consumerization'; 'bottlenecks'en het aanjagen van innovatie'.
Geweldig om te lezen en naar die prachtig sites te surfen en dat op een gewone vrijdagmiddag!

Ook mooi verwoord zijn de nieuwe instellingen voor Surfdiensten waarmee flexibele licenties kunnen worden afgesloten “LMNG speelt in op trends als SaaS en cloud computing”.
Waarbij LMNG staat voor Licentiemodellen Next Generation en SaaS voor Software as a Service. Maar dat laaste begrip is al een tijd langer in omloop. Cloud computing komt weer terug in de column van Jan Bogerd “De cloud dringt binnen” over de constatering dat docenten en studenten steeds vaker gebruik maken van Google Apps en diensten als Dropbox.

Dropbox propageer ik zelf ook, erg handig zo’n share op internet, terwijl ik merk dat de meeste medewerkers er niet mee bekend zijn.
Met Google Apps, niet de individuele maar de zakelijke i.c. educatieve toepassing hebben we binnen KNAW-verband ge-experimenteerd. Je kunt dan inderdaad ook bestanden delen.
Een stapje verder nog gaat het ‘Unified Communications’ programma. UC staat voor e-mail, instant messaging, telefonie en videoconferencing in een. Eigenlijk betekent het het stringent bijhouden van je agenda zodat je optimaal daarvan gebruik kunt maken, m.n. voor HNW (Het Nieuwe werken).
Microsoft heeft een infrastructuur (zonder telefooncentrale) draaiend op Microsoft Office Communications Server, die zal worden opgevolgd door Lync. Bij Surfnet valt het onder 'samenwerkingsinfrastructuur'.
Dat gaat in onze – traditionele – werken-omgeving nog wel lastig worden, daar zelfs het bijhouden van een agenda in Outlook al als moeilijk wordt ervaren, terwijl “het bijhouden van de agenda cruciaal is voor het succes van UC “

5 dec. 2011

Metis 2011



Metis is het onderzoeksregistratiesysteem [ofwel een CRIS (= Current Research Information System)]van de universiteiten. Het is ontwikkeld door het Universitair Centrum voor Informatievoorziening van de Radboud Universiteit in Nijmegen en wordt door alle universiteiten gebruikt. Metis is een Oracle databasesysteem dat functioneert samen met Macromedia Coldfusion. En is via Internet te gebruiken. Zie ook de Metis guide (handleiding) en demo (2006).

In oktober 2007 heb ik mijn eerste stukje over Metis geschreven en ik zie nu dat er al veel veranderd is sinds die tijd. Links die niet meer werken, maar ook hele modules en systemen die veranderd zijn. Zo is de Consultatie-module van Metis (de toegangen tot de verschillende Metis-systemen per universiteit) uit de lucht genomen en Dare, het repository-project is nu omgevormd tot NARCIS. In Narcis kun je nog wel een overzicht van de aangesloten repositories vinden. Maar of die allemaal Metis gebruiken weet ik niet.

Metis wordt door de KNAW en ook door andere universiteiten gebruikt als managementinformatiesysteem over de uitkomsten van onderzoek enerzijds en anderzijds als toegangspoort tot de repository. Voor de repository zelf wordt weer aparte software gebruikt.
Het idee van Metis is dat alle onderzoeksinstellingen op uniforme wijze de inzet en de uitkomsten van het onderzoek kunnen rapporteren (aan ministerie). Het gaat dan om cijfers: met zoveel fte personeel kunnen zoveel publicaties, zoveel lezingen, zoveel bezoeken en zoveel overige functies bekleedt worden. Dit alles volgens de definities van het SEP, het standaard evaluatie protocol.
In 2008 heb ik een blogpost over SEP geschreven. Zover ik weet werken nog alle universiteiten met SEP en worden ze eens in de 4-6 jaar gevalueerd aan de hand van SEP. Zie ook de bijgewerkte brochure over het Nederlandse wetenschapssysteem van het ministerie.

Er gaan wel stemmen op om meer te doen aan ´valorisatie´, daar is ook het evaluatievoorstel EriC opgebaseerd, maar echt operationeel is dat (nog) niet. Ook de VSNU heeft op de website wat informatie over valorisatie.

De VSNU heeft ook een aantal definitie-afspraken beschreven, die gehanteert kunnen worden bij het bepalen van de soort gegevens waarop geraportteerd moet worden. De UB van de Universiteit van Maastricht heeft een overzicht gepubliceerd over de Metis-resultaattypen en de relatie met de VSNU-SEP definities.


Metis werkt volgens het datamodel van EuroCris (Cerif)

” Gradually the need for a standard format for interchange of R&D information was seen. The European Commission put together a group of experts nominated by national governments with the purpose to define a Common European Research Information Format (CERIF).”

Op de site van EuroCris is meer informatie over de geschiedenis van CRIS en van dit Cerif-formaat.
Niet alleen Metis werkt op basis van dit Cerif-datamodel ook andere CRIS software, zoals Pure (Deens) en Converis (wordt gebruikt door LUMC e.a. medische universiteiten).

Dus het begint bij de SEP, dat schrijft voor dat de onderzoeksinstellingen moeten rapporteren over wat ze presteren. In de praktijk gaat het over de aantallen: aantallen publicaties, aantal dissertaties , aantal congressen, aantal andere activiteiten.
Die prestaties=activiteiten kunnen per persoon worden geregistreerd in Metis. Metis heeft daartoe een module – Personal Metis – waar een onderzoeker zelf zijn eigen activiteiten : publicaties etc. kan registreren. De onderzoeker heeft een uitgebreide lijst van zogenoemde resultaattypen = soorten activiteiten = waarop hij kan rapporteren. Voor het NIOO hebben we er nu zo’n 20 op een lijstje varierend van “wetenschappelijk tijdschriftartikel” – via “niet wetenschappelijk boekhoofdstuk” en “invited speaker” tot “patent”.
Die jaarlijkse rapportages gebruiken we voor het interne jaarverslag – het Business Report – en voor de cijfermatige rapportage aan de KNAW (die op zijn beurt weer rapporteert aan het ministerie).



Metis heeft naast een Personal Metis per onderzoeker een algemene Data Entry & Control Module, bedoeld voor de institutioneel beheerders.
Met deze beheermodule kan ik als beheerder correcties doorvoeren en namen van medewerkers toevoegen en of aanpassen en daarmee ook accounts beheren.



In een diagram geeft de ontwerper aan hoe het Metis-systeem in elkaar zit en onderling verbonden is. Daarbij zijn de begrippen belangrijk als werkrelatie (hoe is een auteur verbonden methet instituut), onderzoeksactiviteit en onderzoeksbijdrage (bijv. projecten, maar kan ook afdelingscoderingen), organisatieonderdeel (afdeling) en resultaten (resultaattypen, soorten activiteiten).
Het vereist wele en heel ander jargon voor je een beetje vlot met het systeem kunt omgaan. Er zijn ook verschillende soorten classificaties die je kunt gebruiken: VSNU-classificatie, resultaattypen-classificatie en een interne classificatie. Dat maakt het soms erg verwarrend.





Vanuit de beheermodule is het mogelijk om een aantal overzichten te maken m.b.v. verschillende filters. Helaas is het systeem toch een tikje te star om echt mooie overzichten te genereren. We gebruiken de publicatielijsten uit Metis nu wel om – dynamisch – overzichten op onze website te publiceren. Bij iedere publicatie die wordt toegevoegd worden de publicatielijsten op de website aangepast. Dat werkt nu wel heel mooi.
Ook kun je importeren uit Endnote en exporteren naar RIS-formaat. Op dit moment wordt onderzocht of er ook rechtstreeks vanuit Web of Science kan worden geimporteerd.

De KNAW heeft een koppeling tot stand gebracht tussen Metis en de software Eprints. Met Eprints runnen we onze repository. Vanuit Metis kunnen wij, en via Personal Metis kan de onderzoeker zelf ook, de full text van zijn publicatie uploaden en ter beschikking stellen. Uiteraard alleen indien dat is geoorloofd (Open Access).
De metadata voor de full text komt dus uit Metis en wordt in Eprints gekoppeld aan de pdf. We proberen nu ook de ‘green road’ operationeel te krijgen, d.w.z. dat onderzoekers hun definitieve auteursversie (die al is gepeerreviewed, maar nog niet gelayout) kunnen uploaden naar de repository. De publicaties zijn dan onmiddellijk voor eidereen toegankelijk.
De publicaties in de repository worden door Narcis geharvest en op die manier zijn ze te vinden in het overzicht van de Nederlandse wetenschappelijke literatuur.

Omdat het Metis-systeem een jaren negentig software-architectuur kent, waarbij ook nog eens vanuit verschillende kanten input aan gegeven is, wordt het tijd om een ander systeem te gaan gebruiken. Daartoe is de MetisGebruikersgroep overgegaan tot het opstellen van een programma van eisen en een plan van aanpak. Marc Dupuis beschrijft in de Newsletter van de Association for Learning Technology wat er speelt bij de aanbestedings van zo’n nieuw onderzoeksinformatiesysteem, ofwel een CRIS (= Current Research Information System).

Het ziet er evenwel naar uit dat we voorlopig nog wel met Metis blijven werken.