5 nov. 2009

Het Nieuwe Werken bij Microsoft

Vorige week, 28 oktober ben ik met het Amsterdam Informatie Netwerk (AIN) meegeweest op bezoek bij Microsoft Nederland in Schiphol met als thema het Nieuwe Werken (hNW)).

Het begon allemaal, zo vertelde Hans van der Meer van Microsoft, met een Microsoft White paper in 2005. (Digital Workstyle: The New World of Work, May 2005). Zijn basispresentatie is online gezet (kleine letters download).

hNW sluit aanbij de trends in een zakelijk wereld. Trends van altijd aan en verbonden zijn, transparante organisaties en meer voor minder. En de rol van software daarbij: vereenvoudig hoe mensen samenwerken, vind informatie en verbeter inzicht in de business, bescherm en beheer informatie, reduceer ICT kosten en verbeter beveiliging.

In het oude kantoorgebouw van Microsoft NL is eerst een inventarisatie van activiteiten, om in het nieuwe pand de ruimtes daaraan aan te passen bijv. voor creatieve activiteiten ruimte creëren die uitnodigen tot creativiteit. Voor iedere activiteit zijn eigen ruimte.

Er wordt uitgegaan van een zogenoemde “Clean desk policy”, die zorgde voor 60 % minder print (eindelijk het papierloze kantoor: iedereen bewaard alleen maar stukken digitaal).

Transparantie is een belangrijk gegeven: ieders agenda is open, ook online omdat iedereen zelfvoorzienend is: er is geen secretariaat die voor telefoon en afspraken zorgt. Iedereen krijgt van de zaak een laptop en een mobiele telefoon. In principe loopt de basistelefoonvoorziening ook via de laptop via Office Communicator; er is geen vaste telefoon meer. Met efficiënt agendabeheer bespaart dat ook veel onnodige mails en telefoontjes, omdat je meteen kunt zien of iemand beschikbaar is ed. voor teleconferencing met Live Meeting, ook opname mogelijkheid voor archiveren. Het chatten wordt vastgelegd i.v.m. (Amerikaanse) compliance regels.

Wonderlijk genoeg wil op internet iedereen delen, maar binnen een organisatie willen mensen vaak dingen voor zichzelf houden. Dat vereist nog een hele cultuuromslag. Voor sommige medewerkers is het moeilijk. Het is belangrijk dat er respect is voor mensen die op andere manier werken (andere tijden, plaats) Er moet vertrouwen zijn dat het werk gedaan wordt. Daarom ook is niet de aanwezigheid op zich een norm, maar zijn er andere outputmetingen: halen van deadline, klanttevredenheid, etc. In andere landen bij Microsoft wordt nog niet zo gewerkt, aanwezigheid is vaak nog een belangrijk manage-punt. Management moet investeren in gedragsaanpassingen, om goed uit te leggen wat en waarom je bepaalde technologie gebruikt. Een belangrijke taak van de manager nu is om mensen te laten stoppen met werken, je kunt immers altijd maar doorgaan.

De vitaliteit, productiviteit en groei zijn gestegen in het nieuwe gebouw, waar volgens de principe van het Nieuwe Werken wordt gewerkt. Sommige aannames klopten niet: bijv jonge mensen vinden deze manier van werken fijn, nee dus die zitten in sociale ontwikkeling en willen op kantoor samenkomen.

Crowdsourcing, andere manier van leren en werken. hNW is containerbegrip waar je alles aan kunt hangen, interne project eigen naam geven. Er zijn verschillende scenario’s: slimmer – ontmoeten, vergaderen en communiceren. Profielen van medewerkers, m.n. hoe mensen die onder druk staan reageren. Balans in teams is belangrijk.

Na afloop van de presentatie krijgen we een rondgang door het gebouw. Het ziet er fantastisch uit! Er is gewerkt met mooie kleuren en afwisselende ruimtes. Overal is de mogelijkheid om je laptop aan te koppelen en te werken, of het nu in een werkhokje is, aan een grote werktafel, of op een loungebank, een kleine vergadertafel, of een grote. Er zijn ruimtes voor sta-vergaderingen en zitzak-ruimtes voor het creatieve proces met whitebords . Ik ben erg onder de indruk van het pand en hoe er vorm gegeven is aan het concept van hNW. Uiteindelijk is hNW een idee om de software van Microsoft centraal in te zetten en daardoor het werken te veranderen, maar het levert ontegenzeggenlijk buitengewoon interessante mogelijkheden.

Terug op het instituut met diverse mensen hNW besproken. Bij ons leeft de aanwezigheidscultuur nog volop en in de nieuwbouw worden de kamers afgestemd op de hiërarchische functie van degene die er in komt te werken. [ Dus niet zoals de directeur van Microsoft NL, die geen eigen werkkamer heeft – zomin als de rest van het personeel – maar het hele pand zijn kantoor noemt.] Chapeau!



Goede illustratie bij het concept van het Nieuwe Werken, fijne ontvangt, goed verzorgd.

3 opmerkingen:

Hans-Peter zei

Dank je wel voor het verslag. Kon op het laatste moment niet mee. Was wel erg benieuwd.

Anoniem zei
Deze reactie is verwijderd door een blogbeheerder.
nice zei
Deze reactie is verwijderd door een blogbeheerder.