2 jul. 2014

Zaakgericht werken

Ik ging naar het KbenP-zomerevent voor de ‘wearables’en kwam terecht in een incrowd discussie-sessie over ‘zaakgericht werken’ .
Ik had er nog nooit van gehoord, terwijl ik toch al bijna 40 jaar in het informatievak zit. Maar goed, mijn doel was bijblijven, dus uitzoeken wat het is en waarom een hele zaal met bijna alleen heren daar tamelijk levendig over kan discussiëren.

Eerst naar Wikipedia, daar geen vermelding gevonden. Maar op de blog van Chido Houbraken (uit 2009) staat wel en uitleg, en vreemd genoeg ook een verwijzing naar de – niet meer bestaande – Wikipedia-pagina. Die pagina blijkt hardnekkig te worden verwijderd i.v.m. “te weinig onafhankelijke bronnen”.

Enfin iedereen in de zaal wist wat ermee wordt bedoeld. Ik had het gevoel dat ik de enige was die die taal niet sprak. Volgens Chido is zaakgericht werken”
Zaakgericht werken is een:
1. Ordeningsprincipe voor informatie;
2. Manier van werken;
3. Inrichtingsprincipe voor een digitale werkomgeving.
Alles draait daarbij om de klant (de klant centraal) en om een efficiënte afhandeling van de zaak, klantgericht en dossiervormend in een vlotte workflow.
In de Zaakgerichte Werken Blog werd – ook in 2009 – een poging gedaan om het uit te leggen, maar dat leidde uiteindelijk tot het terugbrengen van het werken naar de gewenste uitkomst
Zaakgericht werken leidt tot vereenvoudigde procedures en meer mogelijkheden om normen te behalen

Een hele mooie beschrijving is te vinden in het XR-magazine - platform en online vakblad voor enterprise architecture door Corné Dekker in een artikel getiteld: “Generieke functionaliteit en zaakgericht werken” van 17 juni 2010.
[De afbeelding is ook van hem en toont dat een zaaksysteem NIET hetzelfde is als een workflowsysteem.]



Zaakgericht werken wordt nu vrnl door gemeentelijke organisatie in de praktijk gebracht .
Het KING: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten biedt handreikingen voor het zaakgericht werken in een website en een flyer.

Het idee van het zaakgericht weken komt uit de Enterprise Architectuur en wordt in de internationale literatuur ook wel Business Process Management genoemd,

“Business process management (BPM) is a management approach focused on aligning all aspects of an organization with the wants and needs of clients. It is a holistic management approach[1] that promotes business effectiveness and efficiency while striving for innovation, flexibility, and integration with technology. “

Enfin, de deelnemers in de zaal wilden praten over de website die de zaak-gericht-werken-adviseur van KbenP Sven Blom heeft samengesteld.

Het is de website”zaaksystemen in beeld” .
- Zoals wel vaker in de bedrijfsvoering heerst er al snel het idee dat met de invoering van een software-systeem de processen ook daadwerkelijk verbeterd worden.-
Sven gaf aan dat er 16 leveranciers van zaaksystemen zijn in Nederland die 20 systemen leveren. Hij probeert een volledige kaart van de zaaksystemen in gebruik bij de Nederlandse gemeenten samen te stellen en vroeg de zaal naar de witte plekken en naar de uitbreidingen: in organisaties (waterschappen, brandweerorganisaties etc.) en in informatie. Een inzet op ervaringen en kwaliteit bleek erg lastig.

Nog even verder speurend in deze wereld van gemeentelijke archieven kom ik bij de I-NUP, Nationaal UitvoeringsProgramma dienstverlening en e-overheid. Over de effectiviteit van het gemeentelijk digitale loket heeft EY (Ernst&Young) een benchmark gepubliceerd "2017:een brug te ver?"
2017 is het streefjaar waarin de Minister van Binnenlandse Zaken Plasterk wil dat alle gemeenten in Nederland volledige digitale dienstverlening leveren de zogenoemde “Visiebrief Digitale overheid 2017”.

Er is nog heel wat te beleven in dit deel van de informatiewereld!

Geen opmerkingen: