Access Vervolg

Cursus Access Vervolg in 2 dagen bij Twice. Het cursusmateriaal is gemaakt door The Courseware Company. Nu zie ik dat de cursusboeken gewoon te koop zijn voor 40 euro. De cursus bestaat uit 5 modules: de modules 5 tot en met 9, eerst een verhalende beschrijving, een overzicht van de procedures en vervolgens opdrachten. Twice koopt dit cursusmateriaal in samen met alle voorbeeld databases. Vanuit een database zijn allemaal kopietjes gemaakt, die de situatie weergeven van een bepaalde fase in het ontwikkelproces van de database. Zo kun je met telkens een nieuwe database oefenen.
Wat zat er in de cursus: formulieren, macro’s, vba, beveiliging en beheer, integratie.
Eerst formulieren, subformulieren en gekoppelde formulieren met daarbij behorend het opbouwen van expressies (berekeningen) en het gebruik van besturingselementen m.b.v. de werkbalk besturingselementen. In het begin moet ik nog erg wennen aan de manier van werken in het boek. Het telkens opstarten van andere databases en het volgend van de uitgeschreven demo’s. Ook merk ik iedere keer weer, dat ik nog steeds niet helemaal muisvaardig ben, zeker niet waar het gaat om de knoppen precies op de goede plek te zetten. Gelukkig kun je het met het formulierontwerpgrid uitlijnen.
Met macro’s kun je verschillende acties achter elkaar laten uitvoeren. . Door opdrachtknoppen toe te voegen aan een formulier en daar actie-macro's aan vast te knopen maak je de navigatieknoppen overbodig. Die verwijder je dan via opmaakmenu. Ook kun je met behulp van databasehulpprogramma’s een schakelbord maken. Vroeger was dat dacht ik standaard, nu kun je het zelf aanmaken en bewerken als formulier. Er zitten wel beperkingen op, want hij geeft standaard 8 opties, en als je daarvan een wilt weghalen geeft hij een foutmelding.
Met Data Access Pagina’s kun je formulieren maken in HTML, die via Internet kunnen worden ingevuld. (Is er in Access 2007 al weer uit, advies is om dan SharePoint Services te gebruiken).
Het VBA, Visual Basic Applications stelt niet zoveel voor. Het geeft een blikje in de mogelijkheid die je hebt om achter ieder object een programmacode te hangen, waardoor er een évent’ kan worden uitgevoerd. Belangrijkste is het commentaarteken (apostrof), het commando voor het declareren van de variabelen ‘Dim’ en voor het ophalen ‘Me.’ Beetje oefenen met voorwaardelijke procedures If.. then..else, waarbij de notatie onder elkaar belangrijk is anders begrijpt hij het niet.
Een eyeopener voor mij zijn de beheersinstrumenten, die ervoor zorgen dat je bijvoorbeeld vanuit een Excel sheet, zo een database kunt maken. De analysetool geeft een suggestie voor het aanmaken van tabellen, dus eig. het opsplitsen van de gegevens in tabellen. Ook kun je controleren of je database wel consistent is opgebouwd.
En het maken van replica’s, zodat je met meerdere mensen op meerdere locaties in de database kunt werken en die later kunt synchroniseren. Een andere variant is die waarbij je de database tabellen centraal beschikbaar stelt en iedere gebruiker kan daarop zijn eigen queries, formulieren en rapporten maken: de front-end back-end oplossing.
Het is wel duidelijk dat dit niet (meer) de beperkte Access is uit de kinderjaren. Er zitten aardig wat mogelijkheden in. De 2007 versie is behalve uiterlijk (met het nieuwe office lint) ook intern veranderd doordat de database structuur helemaal gewijzigd is. Er wordt nu een xml-structuur gebruikt, weliswaar een Microsoft XML met diverse data definitietabellen, maar de xml-mogelijkheden bieden zich dus al aan.
Wanneer maak je nu een nieuwe database? Wanneer er een samenhang is en dagelijkse noodzaak gegevens samen te gebruiken. Het gebruik van Access houdt op daar waar complexe berekeningen moeten worden verricht. Over database design: er is een proces van data-analyse (Codd) dat normalisatie heet en dat uiteindelijk de gegevens kan terugbrengen tot entiteiten. Dat wil zeggen tot welke tabellen en gemaakt moeten worden. Basisgedachte is dat samenhangende gegevens een object = een entiteit zijn en dat zijn alle gegevens die afhangen van een en dezelfde sleutel. Zijn gegevens niet afhankelijk van dezelfde sleutel dan kun je stellen dat het een andere entiteit is en dus een aparte tabel voor gemaakt moet worden.
Codd had ik al eerder gevonden met zijn boek over het relationele database model. Van de Twice docent krijg ik nog wat extra documenten om door te lezen.
Al met al was het toch wel een nuttige exercitie, hoewel ik me afvraag of ik het ook niet gewoon thuis had kunnen doen. Maar ja, ga er dan maar eens 2 dagen voor zitten.